Code des Sociétés et des Associations : si votre ASBL n’a pas encore adapté ses statuts, il est grand temps d’y penser ! (1/2)

Depuis le 1^er janvier 2020 et l’entrée en vigueur du Code des Sociétés et des Associations[1], toute mise à jour des statuts d’une ASBL (sauf l’adresse du siège social) entraîne automatiquement l’obligation, pour cette ASBL, de mettre en conformité ses statuts avec les dispositions du Code des Sociétés et des Associations.

Pour les ASBL qui existaient déjà avant l’entrée en vigueur du Code des Sociétés et des Associations, cette mise en conformité doit être réalisée au plus tard le 31 décembre 2023.

Adapter les statuts d’une ASBL : quelles formalités ?

L’adaptation des statuts est l’occasion de rappeler certaines modalités qui doivent être respectées.

Sous quelle forme ?

Contrairement à ce que la législation prévoit, notamment pour les sociétés (pour lesquelles la modification des statuts doit faire l’objet d’un acte authentique), la modification des statuts d’une ASBL ne passe pas nécessairement par l’intervention du notaire. En effet, les ASBL peuvent procéder à l’adaptation de leurs statuts par acte sous seing privé (Art. 2 :5 CSA).

Par qui ?

La modification des statuts ressort de la compétence exclusive de l’assemblée générale, et plus précisément de l’assemblée générale extraordinaire. En pratique toutefois, c’est l’organe d’administration[2] qui propose l’adaptation des dispositions statutaires à l’assemblée générale, et c’est cette dernière qui les approuve. Quoi qu’il arrive, une décision de l’assemblée générale est exigée pour la modification des statuts.

Modus operandi ?

1. Délai de convocation : l’organe d’administration convoque les membres de l’assemblée générale au plus tard 15 jours avant la date de celle-ci (Art. 9 :14 CSA).
2. Forme de la convocation : pour que l’assemblée générale soit valablement convoquée, la convocation doit être accompagnée de l’ordre du jour et contenir de manière explicite et précise les adaptations des dispositions statutaires. Pour une bonne information aux membres, on pensera par exemple à un document partagé en 2 colonnes : à gauche l’ancienne version de statuts, à droite la nouvelle.
3. Contenu – mentions obligatoires : l’article 2:9 §2 du CSA prévoit les mentions minimum que doit contenir l’acte constitutif d’une ASBL. Par analogie, on considèrera que le contenu de cet article doit s’appliquer mutatis mutandis aux nouveaux statuts :
    - la dénomination et l'indication de la région dans laquelle le siège de l'ASBL est établi;
    - le nombre minimum de membres;
    - la description précise du but désintéressé qu'elle poursuit et des activités qui constituent son objet;
    - les conditions et formalités d'admission et de sortie des membres;
    - les attributions et le mode de convocation de l'assemblée générale ainsi que la manière dont ses résolutions sont portées à la connaissance des membres et des tiers;
    - le mode de nomination et de cessation de fonctions des administrateurs, ainsi que la durée de leur mandat;
    - le cas échéant, le mode de nomination et de cessation de fonctions des personnes habilitées à représenter l'ASBL conformément à l'article 9:7, § 2, l'étendue de leurs pouvoirs de représentation et la manière d'exercer leurs pouvoirs, en agissant soit individuellement, soit conjointement, soit en collège;
    - le cas échéant, le mode de nomination et de cessation de fonctions des personnes déléguées à la gestion journalière de l'ASBL conformément à l'article 9:10, [l'étendue de leurs pouvoirs] et la manière d'exercer leurs pouvoirs, en agissant soit séparément, soit conjointement, soit en collège;
    - le montant maximum des cotisations ou des versements à effectuer par les membres;
    - le but désintéressé auquel l'ASBL doit affecter son patrimoine en cas de dissolution;
    - la durée de l'ASBL lorsqu'elle n'est pas illimitée;
    - la désignation précise de l'adresse à laquelle le siège de l'ASBL est établi et, le cas échéant, l'adresse électronique et le site internet de l'ASBL;
    - l'identité des administrateurs et, le cas échéant, des personnes déléguées à la gestion journalière de l'ASBL conformément à l'article 9:10, des personnes habilitées à représenter l'ASBL conformément à l'article 9:7, § 2, et du commissaire.
4. Contenu – respect des dispositions impératives : en procédant à l’adaptation de ses statuts, l’ASBL devra s’assurer de ne pas contrevenir à des dispositions impératives du LIVRE 9 du CSA.
5. Quorum – double majorité des 2/3 : sauf dispositions statutaires plus strictes, pour la modification des statuts, les quorum suivants doivent être respectés (art. 9 :21 CSA) :
    - au moins 2/3 des membres doivent être présents ou représentés[3] afin de délibérer et statuer valablement
    - au moins 2/3 des membres présents ou représentés doivent s’être exprimés en faveur des adaptations statutaires proposées (sans qu’il ne soit tenu compte des abstentions, ni au numérateur, ni au dénominateur). Si les modifications proposées portent également sur la modification de l’objet social, ce quorum de votes est porté à 4/5.
6. Délai de publicité : pour les rendre opposables aux tiers, les modifications statutaires (et le texte coordonné des nouveaux statuts !) doivent être déposées au greffe du Tribunal de l’Entreprise de l’arrondissement dans lequel l’ASBL a son siège[4] (lequel se chargera de les communiquer au Moniteur belge en vue de leur publication) au plus tard 30 jours après leur adoption par l’assemblée générale ( art. 2 :9 CSA).

Alexandre PIRET  
Collaborateur

[1] Et, par voie de conséquence, l’abrogation de la loi du 27 juin 1921 sur les ASBL, AISBL, et fondations
[2] C’est d’ailleurs l’organe d’administration qui supportera la responsabilité découlant d’une « non- mise à jour des statuts ».
[3] par un autre membre ou, si les statuts l'autorisent, par une personne qui n'est pas un membre.
[4] Les textes qui doivent être déposés (et conservés) au greffe de l’Entreprise doivent être consignés sur des formulaires spécifiques disponibles sur le site web du SPF JUSTICE (https://www.ejustice.just.fgov.be/info_tsv_pub/form_f.htm)